03 Het pensioenfonds

Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor het Kappersbedrijf (hierna: het pensioenfonds) is opgericht op 1 januari 1970 en statutair gevestigd in Woerden. Het pensioenfonds is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41178953. De laatste statutenwijziging vond plaats op 23 december 2024. Het pensioenfonds is lid van de Pensioenfederatie.

Per 1 januari 2018: De deelneming in de Stichting Bedrijfstakpensioenfonds voor het Kappersbedrijf is verplicht gesteld voor de werknemers vanaf de eerste dag van de maand, waarin de 21-jarige leeftijd wordt bereikt tot de eerste dag van de maand, waarin de 68-jarige leeftijd wordt bereikt, met dien verstande dat de verplichtstelling niet geldt voor  de werknemers, die ingevolge enige beschikking krachtens artikel 3, eerste lid, van de Wet betreffende verplichte deelneming in een bedrijfspensioenfonds, zoals deze beschikking op 1 januari 1970 luidde, verplicht zijn tot deelneming in een ander bedrijfstakpensioenfonds.

Op 1 januari 2024 is de verplichtstelling voor het laatst aangepast als gevolg van de verlaging van de toetredingsleeftijd van 21 naar 18 jaar.

Het pensioenfonds heeft in samenspraak met sociale partners voor het pensioenfonds een missie, visie en strategie opgesteld en kernwaarden benoemd.

Het pensioenfonds hanteert de volgende kernwaarden: betrouwbaar, transparant, zichtbaar, kostenbewust en servicegericht.

Het pensioenfonds werkt volgens een paritair bestuursmodel. Het bestuur bestaat uit zes bestuursleden van wie twee van werkgeverszijde, twee van werknemerszijde, één namens pensioengerechtigden en één onafhankelijk bestuurslid. De zittingsperiode is vier jaar en een bestuurslid kan tweemaal worden herbenoemd. Het bestuur biedt een ervaringsplaats aan voor een stagiair. De stagetermijn is twee jaar, in deze periode wordt de stagiair betrokken in alle commissies. De zittingstermijnen van de bestuursleden en wijzigingen in het bestuur zijn opgenomen in het hoofdstuk personalia.

Het pensioenfonds heeft twee voorzitters, een werknemersvoorzitter en een werkgeversvoorzitter. Jaarlijks rouleert het voorzitterschap tussen beide voorzitters. In 2024 was Rita van Ewijk leidinghebbend voorzitter tot haar vertrek op 1 juli 2024. Vanaf deze datum tot 13 november 2024 was Gerard van de Kuilen leidinghebbend voorzitter. Nadat DNB op 7 november instemde met de benoeming van mevrouw Schoutsen tot lid van het bestuur, is zij op 13 november 2024 tot  tot leidinghebbend voorzitter benoemd. De heer Van de Kuilen heeft zijn bestuurlijke taken op 1 januari 2025 neergelegd. Het bestuur spreekt zijn dank uit naar zowel mevrouw Van Ewijk als de heer Van der Kuilen voor hun verdienstelijke bijdragen aan het pensioenfonds. 

Het bestuur had in 2024 negen reguliere bestuursvergaderingen gepland. Belangrijke onderwerpen zijn de monitoring van uitbestede werkzaamheden, het beleid van het fonds en de voorbereiding op de transitie naar de Wtp. Daarnaast zijn er twee extra bestuursvergaderingen geweest. Een extra vergadering had betrekking op de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel en een in verband met de voorgenomen benoeming van een nieuw bestuurslid.

Het bestuur organiseerde in 2024 vijfmaal een themabijeenkomst. Op de themabijeenkomst in mei was het bestuur te gast bij de ANKO in Hilversum, in november bij de fiduciair beheerder CTI in Amsterdam. Tijdens deze themabijeenkomsten werden elke keer drie of vier onderwerpen behandeld. Er is gesproken over de zelfevaluatie van het bestuur, de missie, visie en strategie van het pensioenfonds, DORA, datakwaliteit Wtp, maatschappelijk verantwoord beleggen, het risicoraamwerk (RSA) en de macro economische en geopolitieke omgeving in het kader van het te voeren beleggingsbeleid. 

Het bestuur vergaderde in 2024 driemaal met sociale partners over de ontwikkelingen in de sector, de nieuwe WTP-regeling (waaronder het transitieplan), de Wet DBA, de haalbaarheidstoets en de financiële situatie van het pensioenfonds. 

Het bestuur vergaderde in mei en december 2024 gezamenlijk met de leden van het verantwoordingsorgaan. In april en oktober 2024 vergaderde het bestuur met de leden van de raad van toezicht. Daarnaast ontvingen de leden van de raad van toezicht na iedere bestuursvergadering een terugkoppeling van het dagelijks bestuur. Bij enkele bestuursvergaderingen waren leden van de raad van toezicht als toehoorder aanwezig.

In verband met de vele taken van het bestuur heeft het pensioenfonds een aantal bestuurlijke commissies ingesteld. Deze commissies bereiden de besluitvorming door het bestuur voor. Voor de uitvoering van besluiten kan een specifiek mandaat aan de commissies worden verleend. De leden van de bestuurlijke commissies kunnen zich laten bijstaan door externe deskundigen.

In september 2022 hebben de sociale partners en het bestuur besloten om een projectgroep samen te stellen met als doelstelling het voorbereiden van de transitie naar de Wtp. De projectgroep Wtp is gevormd uit bestuursleden en sociale partners. Er is een onafhankelijk voorzitter aangesteld en een projectleider. De projectgroep Wtp is in september 2022 van start gegaan. Vanaf september 2023 is de Projectroep Wtp tijdelijk stilgelegd vanwege de juridische procedure over de pensioenregeling 2024. Na afronding van een mediation traject is per april 2024 een nieuw opgerichte stuurgroep Wtp van start gegaan. Ook deze stuurgroep heeft een onafhankelijk voorzitter en bestaat uit bestuursleden en sociale partners. De stuurgroep had met name tot doel om voor 2025 te komen tot een transitieplan namens de sociale partners. De stuurgroep is in 2024 acht maal bijeengekomen.

Naast de stuurgroep Wtp is een bestuurlijke projectgroep Wtp gevormd. Deze projectgroep bestaat uit bestuursleden en externe adviseurs. De projectgroep Wtp is belast met de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel. De projectgroep Wtp is in 2024 zeven maal bijeengekomen.

De financiële beleggingsadministratie van het pensioenfonds is uitbesteed aan CACEIS. CACEIS rapporteert maandelijks over de stand van de beleggingen en rapporteert elk kwartaal over de beheersing van de niet financiële risico's. 

Het pensioenfonds heeft op basis van de ISAE-rapportage geconcludeerd dat de interne beheersing van voldoende niveau is om een betrouwbare beleggingsadministratie te kunnen waarborgen.

Het pensioenfonds heeft voor de uitvoering van het pensioenbeheer met ingang van 1 januari 2021 een overeenkomst voor vijf jaar met een opzegtermijn van twaalf maanden gesloten met TKP Pensioen.

TKP heeft een ISAE 3402 rapportage over 2024 geleverd. Het pensioenfonds heeft op basis van de rapportage geconcludeerd dat de interne beheersing van voldoende niveau is om een betrouwbare administratie te kunnen waarborgen.

TKP rapporteert elk kwartaal over de realisatie van de SLA-normen waaraan de dienstverlening moet voldoen. Deze rapportage wordt in het dagelijks bestuur en in de bestuursvergadering besproken.

De bestuursondersteuning is ondergebracht bij Actor, Partner in besturen. Het pensioenfonds heeft voor de uitvoering van de bestuursondersteuning een overeenkomst voor onbepaalde tijd met een opzegtermijn van een jaar afgesloten met Actor. Naast de bestuursondersteuning wordt door het bestuur ook gebruik gemaakt van de juridische ondersteuning van Actor.

Actor rapporteert elk kwartaal over de realisatie van de normen waaraan de diensten moeten voldoen middels een SLA-rapportage. Deze rapportage wordt in het dagelijks bestuur en in de bestuursvergadering besproken.

Actor heeft in maart 2020 een ISO-27001 certificering ontvangen welke in maart 2023 is verlengd voor een periode van 3 jaar. 

Het bestuur maakt gebruik van de sleutelfuncties zoals die volgens de IORP-richtlijn zijn voorgeschreven. De sleutelfuncties risicobeheer en actuarieel maken onderdeel uit van de tweede lijn en de sleutelfunctie interne audit is onderdeel van de derde lijn. 

De risicobeheerfunctie houdt toezicht op de effectiviteit en kwaliteit van het integrale risicomanagement. Daarnaast bewaakt de risicobeheerfunctie dat het risicomanagement op voldoende niveau blijft en meebeweegt met relevante ontwikkelingen. De houder van de sleutelfunctie is tevens de vervuller en is extern ingehuurd.

De interne auditfunctie evalueert periodiek of de interne controlemechanismen en de andere procedures en maatregelen ter waarborging van de beheerste en integere bedrijfsvoering adequaat en doeltreffend zijn. Zowel de sleutelfunctiehouder als de vervuller van de sleutelfunctie interne audit zijn extern ingehuurd. Het beleid met betrekking tot de interne audit wordt schriftelijk vastgelegd in een meerjaren auditplan dat na de jaarlijkse evaluatie wordt doorgerold. 

Op grond van de nieuwe DORA-wetgeving moeten financiële entiteiten een passende scheiding en onafhankelijkheid van ICT-risicobeheerfuncties, controlefuncties en interne auditfuncties waarborgen. Om deze reden is per juni 2024 een security officer benoemd. De security officer richt zich op het tweedelijns ICT-risicobeheer.

De compliance officer voert de toetsing aan de gedragscode uit. De compliance officer ziet tevens toe op de naleving van de door het bestuur vastgestelde klokkenluidersregeling. Zo kunnen leden van het bestuur, het verantwoordingsorgaan of de raad van toezicht rapporteren over onregelmatigheden binnen het pensioenfonds zonder gevaar voor hun eigen positie. De Compliance en Privacy Officer is extern ingehuurd.

Naast de reeds benoemde uitbestedingsrelaties heeft het pensioenfonds zich in 2024 bij zijn werkzaamheden laten controleren, ondersteunen en adviseren door onder meer een:

• Adviserend actuaris
• Certificerend actuaris
• Controlerend onafhankelijk accountant
• Adviseur inzake overgang naar Wtp

In hoofdstuk 9 zijn de gegevens van alle uitbestedingsrelaties, ondersteuning en adviseurs waarmee het pensioenfonds een meerjarige relatie heeft opgenomen.

Conform het uitbestedingsbeleid voert het bestuur jaarlijks een evaluatiegesprek met elke uitbestedingsrelatie waarin diverse aspecten van de uitbesteding geëvalueerd worden. In het uitbestedingsbeleid is de leidraad voor de vragenlijst opgenomen. 

Pensioenfonds Kappers heeft in 2023 een overbruggingsplan ingediend. AFM heeft in 2024 onderzoek verricht naar de informatie die het pensioenfonds hierover aan de deelnemers heeft verstrekt en het hier aan voorafgaande besluitvormingsproces. Daarnaast heeft AFM onderzocht of deze informatie tijdig beschikbaar is gesteld aan de deelnemers.  In het onderdeel communicatie (hoofdstuk 7)  besteedt het bestuur aandacht aan de uitkomsten van deze uitvraag.

In 2023 heeft AFM een self assesment verricht onder pensioenfondsen over de naleving van SFDR-regelgeving. Naar aanleiding van het ingediende self assesment concludeerde AFM dat het pensioenfonds in ieder geval in de periode 2 augustus 2023 - 20 september 2023 niet volledig voldeed aan de voorgeschreven regelgeving. Het pensioenfonds had verzuimd informatie op te nemen over de mogelijke effecten van duurzaamheidsrisico's op het rendement in de productinformatie. Het pensioenfonds heeft om deze reden een toezichtbrief van AFM ontvangen. Het pensioenfonds heeft de geconstateerde omissie opgelost. 

Pensioenfondsen voeren een regeling uit voor de deelnemers en beleggen het pensioenvermogen van deze deelnemers. Het is van belang dat de kenmerken van nieuwe Wtp-regeling zoals het beleggingsbeleid en de verdeelregels aansluit bij de risico's die de deelnemers willen en kunnen dragen. AFM heeft hiernaar onder pensioenfondsen onderzoek gedaan. Op 22 april 2024 stuurde AFM een brief waarin het Pensioenfonds Kappers verzocht om informatie te verstrekken over het verrichte risicopreferentie onderzoek. 

AFM rapporteerde over haar bevindingen in november 2024. AFM is in algemene zin positief over de vastlegging van het uitgevoerde risicopreferentieonderzoek, met name over de uitgebreide vastlegging over de hoe de relatieve risicoaversie afgeleid is uit het risicopreferentieonderzoek. AFM had ook enige aandachtspunten. Een van de aandachtspunten betrof het voorleggen van minder geschikte vragen aan deelnemers over de afweging tussen risico en rendement. Andere aandachtspunten zijn het vastleggen van conclusies ten aanzien van de representativiteit van de respons en de verduidelijking van de rol van het risicodraagvlak in de vertaalslag naar de risicohouding en het beleggingsbeleid. 

Het bestuur van het pensioenfonds vindt transparantie over kosten van groot belang. Het bestuur liet een benchmarkrapport opstellen en vergeleek de kosten van het pensioenfonds met andere benchmarkrapporten en cijfers van DNB. Ook in het jaarverslag besteedt het bestuur ruim aandacht aan dit onderwerp in hoofdstuk 5.

Alle deelnemers en gepensioneerden ontvingen in juni een uniform pensioenoverzicht (UPO) in de digitale omgeving. De actieve deelnemers en de gepensioneerden ontvangen hierover een notificatiebrief of -mail. Het te bereiken pensioen is hierop getoond in drie scenario's: een pessimistisch, een verwacht en een optimistisch (economisch) scenario. Het bestuur hanteert rekenmethodiek URM1; een vereenvoudigde rekenmethode.

Ex-partners met een recht op bijzonder partnerpensioen ontvingen in 2019 voor de laatste keer een UPO. In 2024 hebben zij opnieuw een UPO ontvangen. 

DNB is als toezichthouder belast met prudentieel toezicht. Dit toezicht richt zich op de financiële stevigheid van financiële ondernemingen en dus ook op pensioenfondsen. Doel is bij te dragen aan de stabiliteit van de financiële sector. Het pensioenfonds informeert DNB over alle wijzigingen in statuten, reglementen en in de actuariële en bedrijfstechnische nota (ABTN). Tevens dient het pensioenfonds jaarlijks uiterlijk 30 juni het jaarverslag en de daarbij behorende verslagstaten ter beoordeling door DNB in. Elke maand en elk kwartaal rapporteert het pensioenfonds aan DNB over zijn financiële positie en eenmaal per jaar - indien van toepassing - dient het een herstelplan in. Ook wordt over de uitkomsten van de haalbaarheidstoets aan DNB gerapporteerd. Tot slot worden benoemingen van bestuursleden en leden van de raad van toezicht vooraf ter toetsing aan DNB voorgelegd.

In 2024 zijn geen boetes door DNB opgelegd. Ook heeft DNB geen aanwijzingen gegeven, geen bewindvoerder aangesteld of bevoegdheidsuitoefening van organen van het pensioenfonds gebonden aan toestemming.

Van DNB heeft het pensioenfonds in 2024 brieven ontvangen inzake actuele thema's voor pensioenfondsen. Onderstaand worden de fonds specifieke onderwerpen toegelicht waarover het pensioenfonds in 2024 met DNB heeft gecorrespondeerd of gesproken.

In 2024 heeft DNB voor de vierde keer een uitvraag gedaan over de nieuwe Wtp-pensioenregeling. Het bestuur heeft de ingevulde vragenlijst via het digitale loket aan DNB toegezonden. In het vierde kwartaal volgde een zogenoemde vragenlijst met mijlpalen. DNB koppelde in juli en december 2024 haar sectorbrede bevindingen naar aanleiding van de vragenlijsten terug. Naar aanleiding van de Wtp-vragenlijst koppelde DNB één specifiek aandachtspunt terug aan het pensioenfonds. DNB wees erop dat indien het pensioenfonds de IT-risico's niet voldoende beheerst, dit kan leiden tot uitstel van de transitie en/of problemen tijdens of na de transitie. 

DNB doet jaarlijks een sectorbrede uitvraag over de (niet-) financiële risico’s. zoals operationele risico's, integriteits- en governancerisico's. Het bestuur heeft de NFR-uitvraag 2024 op 14 mei 2024 via het digitale loket aan DNB toegezonden. 

In mei 2024 is de haalbaarheidstoets door de adviserend actuaris uitgevoerd. Op 18 juni 2024 werd de haalbaarheidstoets door het bestuur vastgesteld. In paragraaf 5.2.5 is meer informatie over de haalbaarheidstoets opgenomen.

Het pensioenfonds besloot ook in 2024 gebruik te maken van het transitie FTK en heeft om deze reden een overbruggingsplan opgesteld. Het overbruggingsplan is in juni 2024 bij DNB ingediend. DNB wilde in eerste instantie niet instemmen met het ingediende overbruggingsplan, omdat het pensioenfonds in het overbruggingsplan had aangegeven een onderzoek te doen naar de mogelijke wijziging van het toeslagbeleid in de tweede helft van 2024. DNB was van mening dat het ingediende overbruggingsplan hierdoor niet concreet en haalbaar was. Daarop heeft het bestuur besloten af te zien van het voornemen tot wijzigen van het toeslagbeleid. DNB stemde uiteindelijk op 23 september 2024 in met het ingediende overbruggingsplan. In paragraaf 5.2.4 is meer informatie over het overbruggingsplan opgenomen.

In 2024 is een nieuw te benoemen bestuurslid ter toetsing aan DNB voorgelegd. Dit betrof de benoeming van de werkgeversvoorzitter van het bestuur, mevrouw Schoutsen. DNB stelde bij brief van 7 november 2024 vast dat mevrouw Schoutsen geschikt is voor deze functie. 

Het pensioenfonds heeft in 2024 het selfassessment Duurzaamheid ingediend bij DNB. Op 19 november ontving het pensioenfonds een individuele terugkoppeling over de beheersing van de ESG-risico's. DNB constateerde op basis van het ingevulde selfassessment dat het pensioenfonds nog niet voldoende een risicoanalyse heeft uitgevoerd ten aanzien van de risico's uit hoofde van klimaat, milieu, mensenrechten en sociale verhoudingen. Het pensioenfonds stelt de risicoanalyse in 2025 op. Verder heeft DNB aandacht gevraagd voor de integratie van ESG risico's in de risicobeheercyclus. 

Begin 2023 ontving het pensioenfonds van DNB de beoordeling van de risico-inschattingen middels het "risicobeeld". Dit risicobeeld werd op 13 februari 2023 in een persoonlijk gesprek door DNB toegelicht. Na dit gesprek volgde op 17 februari 2023 een mitigerende brief van DNB met het verzoek om de controls op informatiebeveiliging medio 2024 op het vereiste niveau te brengen. Het bestuur heeft een plan van aanpak opgesteld waarmee eind 2023 een informatiebeveiligingsbeleid en -plan werd opgeleverd, zodat de werking van de controls medio 2024 aangetoond kon worden. In 2024 heeft het pensioenfonds DNB meegedeeld dat de werking van de meeste relevante controls aangetoond kan worden.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de onafhankelijke toezichthouder die de bescherming van persoonsgegevens bevordert en bewaakt. De AP houdt toezicht op de naleving van de wettelijke regels voor bescherming van persoonsgegevens. Pensioenfondsen zijn verplicht om incidenten met een datalek te meden bij de AP. In paragraaf 4.7.4 zijn de incidenten bij het pensioenfonds beschreven waarvan een melding van een datalek is gedaan bij de AP. Door de AP zijn in 2024 geen sancties opgelegd zoals een boete, een last onder dwangsom, een verwerkingsverbod, een berisping of een waarschuwing.