04 Bestuur & beleid

Het kabinet heeft in 2019 samen met werknemers- en werkgeversorganisaties een pensioenakkoord gesloten met nieuwe afspraken. Die afspraken zijn uitgewerkt in de Wet toekomst pensioenen (Wtp). De Wet kent 3 doelen: een aanvullend pensioen dat sneller stijgt, een persoonlijkere en duidelijkere pensioenopbouw, en een pensioenstelsel dat beter aansluit bij het gegeven dat mensen niet meer 40 jaar bij één baas werken. In december 2022 werd de nieuwe Wet aangenomen door de Tweede Kamer en in mei 2023 stemde ook de Eerste Kamer in met de Wet.

In september 2022 is de projectgroep Wtp van start gegaan, waarin sociale partners en bestuursleden samen werken aan de nieuwe pensioenregeling. In de projectgroep worden keuzes rondom het soort contract, de inrichting en de communicatie voorbereid. Eind 2024 leverde de sociale partners het Transitieplan Wtp op aan het bestuur. Er is gekozen voor de solidaire pensioenregeling (SPR) waarbij de reeds opgebouwde pensioenen worden ingevaren.

Onderdeel van de Wtp is een verlaging van de toetredingsleeftijd naar 18 jaar. Deze wetgeving is per 1 januari 2024 ingegaan. Het doel van deze bepaling is het voorkomen dat de jongeren die op deze leeftijd een volwaardige baan hebben pensioenopbouw mislopen.

Dit had tot gevolg dat op 1 januari 2024 ruim 2.000 kappers van 18, 19 en 20 jaar als deelnemer tot het pensioenfonds zijn toegetreden. 

De verlaging van de toetredingsleeftijd heeft gevolgen voor de toets van de fiscaal maximale pensioenopbouw. Omdat de pensioenregeling geen franchise heeft, wordt de pensioenopbouw jaarlijks fiscaal getoetst. Aangezien de deelnemers van 18, 19 en 20 jaar vaak minder verdienen dan het wettelijk minimumloon van een 21-jarige is hun pensioenopbouw tot 21 jaar doorgaans fiscaal bovenmatig. Uit het inkomen van de minstverdienende 18-jarige volgt dat de pensioenopbouw voor alle deelnemers per 2024 nihil moet worden.

Het bestuur en de sociale partners hebben daarom in april 2023 in een gezamenlijke brief aan Minister Schouten aandacht gevraagd voor dit onbedoelde, nadelige effect. In juli 2023 vond een gesprek plaats op het Ministerie. Omdat er geen oplossing leek te komen, bereikten de sociale partners overeenstemming over een nieuwe pensioenregeling voor 2024: de zogenaamde drempelregeling. Hierbij wordt alleen pensioen opgebouwd over het salaris wat boven het wettelijk minimumloon (“de drempel”) voor een 21-jarige ligt. Het bestuur kon de uitvoering van deze drempelregeling niet aanvaarden omdat de invoering van een drempelregeling zou leiden tot uitvoeringstechnische risico’s, waardoor er geen sprake zou zijn van beheerste en integere bedrijfsvoering. De sociale partners probeerden daarop via een juridische procedure jegens zowel het bestuur als TKP Pensioen (als uitvoerder) een onderzoek naar de uitvoering van een drempelregeling af te dwingen. De rechter stelde de sociale partners in het ongelijk: het bestuur stond in zijn recht de uitvoering van een drempelregeling niet te aanvaarden.

De nijpende situatie voor de pensioenregeling in de kappersbranche is door sociale partners ook onder de aandacht van kamerleden gebracht. In oktober 2023 werd het amendement in de Tweede Kamer aangenomen waarmee voor de kappersbranche een uitzondering werd gemaakt op de fiscale toets voor de periode vanaf 1 januari 2024 tot 1 januari 2026. In december 2023 werd het amendement ook aangenomen in de Eerste Kamer. De pensioenopbouw kon hierdoor in 2024 een percentage van het salaris blijven, ook voor de nieuwe groep van 18-20 jarigen.

Pensioenfondsen hebben de mogelijkheid om tijdens de transitieperiode naar de nieuwe Wtp-regeling gebruik te maken van het zogenoemde transitie-FTK. Hierdoor kan een pensioenfonds in de transitieperiode al voorsorteren op de nieuwe regels die van kracht gaan worden. Een pensioenfonds kan meerdere redenen hebben om te kiezen voor het transitie-FTK:

• Versoepelen of voorkomen van een noodzakelijke korting;
• Eerder verlenen van toeslagen; pensioenfondsen worden in de gelegenheid gesteld om eerder (al bij een lagere dekkingsgraad) en meer te kunnen indexeren. Deze optie wordt opportuun bij een dekkingsgraad groter dan 105%.
• Verruimen van beleggingsbeleid. Onder het transitie-FTK zijn meer mogelijkheden om een aangepast beleggingsbeleid te voeren zonder de restricties van het huidige FTK (onder andere het niet vergroten risicoprofiel tijdens een tekortsituatie).

Pensioenfonds Kappers heeft er in 2023 voor gekozen om gebruik te maken van het transitie-FTK. In 2024 heeft het bestuur de deelname aan het transitie-FTK gecontinueerd. Het bestuur had hierbij de volgende overwegingen. Als eerste is voortzetting van deelname aan het transitie-FTK consistentie in beleid. Als tweede sluit de voortgezette deelname aan bij de herbevestiging van de sociale  partners om in te varen. Als laatste houdt het bestuur, door de deelname aan het transitie-FTK te continueren, de mogelijkheid open het toeslagbeleid te versoepelen. 

Omdat het pensioenfonds niet voldoet aan vereist vermogen moest het in 2024, gelijk aan 2023, een overbruggingsplan opstellen. Het overbruggingsplan is ter advies aan het verantwoordingsorgaan voorgelegd. Het verantwoordingsorgaan heeft hierop positief geadviseerd. Het overbruggingsplan is vervolgens bij DNB ingediend. Het pensioenfonds had in het overbruggingsplan echter het voornemen opgenomen te onderzoeken of in 2024 een wijziging van het toeslagbeleid mogelijk zou zijn. DNB merkte op dat in het ingediende overbruggingsplan geen rekening was gehouden met deze voorgenomen beleidswijziging. Hierdoor was naar mening van DNB geen sprake van een concreet en haalbaar overbruggingsplan. DNB heeft, nadat het pensioenfonds had aangegeven in 2024 geen voornemen meer te hebben om het toeslagbeleid te wijzigen, ingestemd met het overbruggingsplan. 

De Digital Operational Resilience Act (hierna: DORA) is een Europese verordening die tot doel heeft de digitale operationele weerbaarheid in de financiële sector te versterken. DORA werd aangenomen door de Europese Raad in november 2022 en is van kracht sinds 16 januari 2023. Voor pensioenfondsen en pensioenuitvoeringsorganisaties betekent DORA dat zij vanaf 17 januari 2025 moeten voldoen aan strikte ICT-risicobeheersingsvereisten. Dit moet bijdragen aan een betere bescherming tegen cyberdreigingen en beter voorbereid zijn voor het geval van ernstige operationele verstoringen.

Het pensioenfonds heeft haar beleid aangepast aan de DORA-vereisten, de contractuele afspraken met uitbestedingsrelaties aangevuld, een informatieregister met alle ICT-dienstverleners in haar keten opgesteld, en een cybercrisisoefening ingepland voor 2025.

Binnen het bestuur is een portefeuillehouder informatiebeveiliging aangewezen en de sleutelfunctiehouder risicobeheer bereid gevonden om tevens de tweedelijns functie van security officer in te vullen. 

Het bestuur beslist jaarlijks of en in hoeverre de ingegane pensioenen en de opgebouwde pensioenaanspraken verhoogd kunnen worden door het verlenen van een toeslag. Dit is alleen mogelijk voor zover de beschikbare financiële middelen van het pensioenfonds dit naar het oordeel van het bestuur toelaten. Het bestuur moet rekening houden met de strikte eisen die de Wet aan de dekkingsgraad van het pensioenfonds stelt voordat geïndexeerd kan worden. Het besluit van het bestuur vindt mede plaats op basis van advies van de adviserend actuaris.

Het bestuur heeft de ambitie om jaarlijks per 1 oktober een toeslag te verlenen voor alle groepen (deelnemers, slapers en pensioengerechtigden) op basis van de stijging van de CBS-consumentenprijsindex. Het uitgangspunt is dat de ruimte die de Wet biedt voor toeslagverlening, zoveel mogelijk benut wordt. Dit is echter geen zekerheid; actuele ontwikkelingen kunnen aanleiding zijn om hiervan af te wijken.

In 2024 kon het pensioenfonds toeslag verlenen bij een beleidsdekkingsgraad boven 110%. De beleidsdekkingsgraad kwam in 2024 niet boven 110%. Er was dus geen ruimte voor verhoging van de pensioenen. Omdat het bestuur verwacht dat er komende jaren geen toeslag verleend kan worden is op het jaarlijks pensioenoverzicht opgenomen: "De afgelopen jaren heeft Pensioenfonds Kappers de pensioenen niet kunnen verhogen. Hiervoor was onze financiële situatie niet goed genoeg. De verwachting is dat we ook de aankomende jaren de pensioenen niet kunnen verhogen". Ten opzichte van de geambieerde toeslagverlening bedraagt de cumulatieve achterstand over de periode vanaf 2006 tot en met 2024 (exclusief de kortingen in 2013 en 2014) circa 43%.

Doordat het pensioenfonds deelneemt aan het transitie-FTK is een versoepeling van het toeslagbeleid mogelijk. Het bestuur had het voornemen in 2024 te onderzoeken of het toeslagbeleid kon wijzigen.  In de paragraaf over het transitie-FTK (4.2.3) hebben we reeds gemeld dat in 2024 geen wijziging in het toeslagbeleid is doorgevoerd. De voorbereidingen voor een in 2025 door te voeren wijziging zijn echter wel reeds in 2024 gestart.

Het bestuur van Pensioenfonds Kappers heeft in juni 2023 besloten over te stappen van het reguliere FTK naar het transitie-FTK. Hier is voor gekozen omdat de eisen inzake het minimaal vereist eigen vermogen (MVEV) en vereist eigen vermogen (VEV) onder het transitie-FTK vervallen, waardoor de kans dat het pensioenfonds jaareinde over moet gaan tot korten kleiner wordt. 

Op basis van de regels van het transitie-FTK gaat het pensioenfonds onverwijld over tot korten indien de dekkingsgraad onder de 90% komt. Indien de dekkingsgraad onder de invaardekkingsgraad van 95% ligt en uit het overbruggingsplan blijkt dat de invaardekkingsgraad niet wordt bereikt binnen de transitieperiode, dan moet er een korting worden doorgevoerd. Hierbij mag worden gespreid over de duur van de transitieperiode. De eerste korting is onvoorwaardelijk, de kortingen in latere jaren zijn voorwaardelijk.

Het bestuur hanteert voor berekening van de kostendekkende premie de dempingsmethodiek op basis van het verwacht rendement. Om te toetsen of de premie passend is bij ingekochte pensioenaanspraken houdt het bestuur de zogenaamde "premiedekkingsgraad" in de gaten. Dit is de verhouding tussen de ontvangen premie en de toename van de technische voorzieningen als gevolg van de met de premie ingekochte aanspraken.

Als blijkt dat de kostendekkende premie voor het volgende jaar hoger dreigt te worden dan de geldende vastgestelde premie, treedt het bestuur zo spoedig mogelijk in overleg met sociale partners. Sociale partners besluiten uiterlijk vóór 1 december of zij de premie voor het volgende jaar verhogen tot het kostendekkende niveau, of dat zij de pensioenovereenkomst zodanig aanpassen dat de op dat moment geldende premie weer kostendekkend is. Als de sociale partners niet vóór 1 december tot besluitvorming zijn gekomen, stelt het bestuur van het fonds de premie voor het volgende jaar op kostendekkend niveau vast.

In 2023 besloot het bestuur gebruik te maken van het eenmalige overgangsrecht 36b van het Besluit FTK waarmee het verwacht rendement op vastrentende waarden opnieuw voor 5 jaar vastgelegd wordt. De premie per 1 januari 2024 kon hierdoor 13,9% van het salaris blijven bij een hogere pensioenopbouw van 0,86%. Het bestuur oordeelde dat dit evenwichtig is omdat de premiedekkingsgraad ver boven de 100% ligt. Voor 2025 is de premie wederom op 13,9% vastgesteld. 

In paragraaf 5.2.2 wordt een nadere toelichting gegeven bij de ontwikkeling en de samenstelling van de premie.

Op grond van de bestuurlijk vastgestelde cyclus, waarin is opgenomen dat driejaarlijks een ALM-studie wordt uitgevoerd,  is in 2024 een ALM-studie uitgevoerd. Gezien het feit dat het pensioenfonds bezig is met de voorbereiding met de overgang naar het nieuwe pensioenstelsel per 1 januari 2027, waarbij het ook beleggingsbeleid zal wijzigen, besloot het bestuur een verkorte ALM-studie uit te voeren. In hoofdstuk 6 wordt een nadere toelichting op de uitkomsten van de ALM-studie gegeven.

Onder het huidige FTK geldt een risicohouding op korte en op lange termijn. Het pensioenfonds heeft in overleg met sociale partners en het verantwoordingsorgaan de risicohouding van het pensioenfonds ingevuld. 

Bij de uitvoering van het feitelijke beleggingsbeleid worden bandbreedtes gehanteerd rondom het strategisch beleid. Het gekozen strategisch beleggingsbeleid leidt tot een vereist eigen vermogen van 17,6% van de technische voorzieningen. De bandbreedtes uit het beleggingsbeleid zijn daarom vertaald naar een bandbreedte rondom het vereist eigen vermogen. De toegestane bandbreedte rondom het vereist eigen vermogen bedraagt 3%-punt naar boven en 3%-punt naar beneden.

Bepalend voor de risicohouding op lange termijn is het pensioenresultaat. Berekend wordt onder een groot aantal door DNB voorgeschreven scenario's welk bedrag aan pensioen wordt uitgekeerd over de komende 60 jaar. Dit wordt gedeeld door het bedrag dat zou zijn uitgekeerd als altijd was geïndexeerd met de prijsinflatie en nooit was gekort. Het percentage dat hieruit voortvloeit, geeft een indicatie voor de mate waarin het pensioen waardevast is. Bepalend zijn de mediaan (de middelste waarde van de doorgerekende scenario 's) en het zogenaamde slechtweerscenario. Dit is het scenario waarvoor geldt dat in 5% van de gevallen een slechter resultaat wordt bereikt en in 95% een beter resultaat.

In overleg met de sociale partners en het verantwoordingsorgaan zijn vanaf 2020 de volgende ondergrenzen vastgesteld ten aanzien van:

• Het verwachte pensioenresultaat (mediaan) vanuit de situatie dat het pensioenfonds precies beschikt over het vereist eigen vermogen > ondergrens van 90%;
• Het verwachte pensioenresultaat vanuit de feitelijke dekkingsgraad van het pensioenfonds> ondergrens van 74,5%.
• Het pensioenresultaat dat kan worden bereikt vanuit de feitelijke dekkingsgraad van het pensioenfonds in een slechtweerscenario is een pensioen dat nooit is geïndexeerd, maar ook niet is gekort. Dat komt overeen met een maximaal toegestane afwijking ten aanzien van de gekozen grens van 40%.

Indien uit de jaarlijkse haalbaarheidstoets blijkt dat de ondergrenzen worden overschreden, informeert het bestuur de sociale partners, de raad van toezicht en het verantwoordingsorgaan en treedt met hen in overleg om zo nodig tot passende maatregelen te komen. In paragraaf 5.2.5 zijn de uitkomsten van de haalbaarheidstoets 2023 en 2024 opgenomen.

Onder de Wtp wordt de risicohouding voor de SPR gebaseerd op een risicopreferentieonderzoek (hierna: RPO) onder de deelnemers van het pensioenfonds. Eventueel aangevuld met wetenschappelijke inzichten en deelnemerskenmerken. Het bestuur heeft in 2023 het RPO uitgevoerd en is in 2024 gestart met het opstellen van de risicohouding voor de SPR. De verwachting is dat de risicohouding in 2025 wordt vastgesteld.

De flexibiliserings- en afkoopfactoren worden voor een kalenderjaar vastgesteld op basis van de nominale rentetermijnstructuur per 30 september van het voorgaande jaar. Deze flexibiliserings- en afkoopfactoren zijn opgenomen in de bijlage bij het pensioenreglement.

Een wijziging van de waarderingsgrondslagen wordt toegepast ultimo van de maand, waarin het bestuursbesluit daartoe is genomen. In de bijlage bij de ABTN is weergegeven wanneer een waarderingsgrondslag voor het laatst gewijzigd is en wat de herkomst, aanleiding en methodiek zijn.

In 2024 formuleerde het bestuur onderstaande drie doelstellingen. In februari 2025 evalueerde het bestuur de doelstellingen door het vaststellen van de realisatie in 2024.

Doelstelling 1: Het bestuur voert de regie op de Wtp zodat de sociale partners is staat worden gesteld om per 1 januari 2025 een transitieplan op te leveren.

Evaluatie: Deze doelstelling is gerealiseerd. Sociale partners en het bestuur hebben in de gezamenlijke Stuurgroep Wtp gewerkt aan de nieuwe solidaire pensioenregeling. Op 17 december 2024 is het Transitieplan Wtp door sociale partners aan het bestuur opgeleverd. Het bestuur heeft het transitieplan op 23 december 2024 op haar website gepubliceerd. 

Doelstelling 2: Alle mogelijke scenario’s voor de toekomst van het pensioenfonds in beeld brengen en daarover een gedeeld beeld met het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht bewerkstelligen, zodat hiermee het gesprek met de sociale partners kan worden gevoerd.  

Evaluatie: Deze doelstelling is deels gerealiseerd. Het bestuur heeft in mei 2024 uitvoerig stilgestaan bij de missie, visie en strategie van het pensioenfonds. Hierbij zijn diverse toekomstscenario’s besproken. Het resultaat is voorgelegd aan het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht. Met sociale partners is afgesproken om medio 2025 de missie, visie en strategie nader te bespreken. Sociale partners hebben hun ambitie om kort na invaren schaalvoordelen te bereiken door consolidatie in het transitieplan opgenomen. Het bestuur is inmiddels begonnen met een verkenning naar de mogelijke consolidatiescenario's. 

Doelstelling 3: De bestuurlijke kennis en ervaring op IT doorontwikkelen zodat deze aansluit bij nieuwe wet- en regelgeving.

Evaluatie: Deze doelstelling is gerealiseerd. In maart 2024 heeft het bestuur een themadag gehad over DORA en de risico’s rondom IT/IB. De risicoscenario’s op IT/IB zijn geactualiseerd en in oktober 2024 met een RSA herijkt. In het bestuur is een portefeuillehouder IB/IT aangewezen en er is een tweedelijns ICT-controlefunctie ingericht met de benoeming van een Security Officer. 

Voor 2025 formuleerde het bestuur de volgende drie beleidsdoelstellingen. In het jaarverslag over 2025 wordt gerapporteerd over de evaluatie van deze doelstellingen.

Het Wtp-implementatieplan vòòr 1 januari 2026 aan DNB opleveren, met een beoogde transitiedatum van 1 januari 2027. 

Een gedeeld beeld van het pensioenfonds in 2030 met het verantwoordingsorgaan en de raad van toezicht bewerkstelligen, zodat hiermee het gesprek met de sociale partners kan worden gevoerd. 

Activiteiten uitvoeren waardoor het bestuur beter inzicht krijgt in de belevingswereld van de deelnemers.

De deskundigheid van individuele bestuursleden en van het bestuur als geheel heeft bijzondere aandacht binnen het bestuur. Het geschiktheidsplan is in 2024 geactualiseerd waarbij de nieuwe principes voor goed pensioenfondsbestuur zijn verwerkt.

De deskundigheden, competenties en professioneel gedrag waarover het bestuur dient te beschikken, worden bepaald aan de hand van het functieprofiel van het pensioenfonds. Het functieprofiel voor bestuursleden wordt vooraf goedgekeurd door de raad van toezicht.

De bestuursleden wonen regelmatig themabijeenkomsten bij van de Pensioenfederatie, DNB, AFM en andere relevante organisaties. Deze bijeenkomsten bieden de bestuursleden naast het vergroten van hun deskundigheid ook de mogelijkheid om met bestuursleden van andere pensioenfondsen te overleggen over belangrijke ontwikkelingen.

Besturen moeten een procedure vaststellen voor een periodieke zelfevaluatie van het bestuurlijk functioneren. Het gaat daarbij om het functioneren van het bestuur als geheel en van de individuele bestuursleden afzonderlijk. Doel van de zelfevaluatie is de kwaliteit van het bestuur te bewaken en te verbeteren. Naast deskundigheid en competenties speelt ook de bestuurscultuur een belangrijke rol. Het bestuur is hier intensief mee bezig geweest. Het bestuur heeft voor oktober 2025 een sessie onder externe begeleiding gepland over de bestuurscultuur en gedragsvoorkeuren.

Het pensioenfonds kent een verplichte gedragscode die op de website is gepubliceerd. De gedragscode heeft tot doel om gewenst gedrag te stimuleren en ongewenst gedrag te voorkomen. Dit draagt bij aan het integer functioneren van het pensioenfonds en het waarborgen van de goede naam en reputatie. Daarnaast bevordert de gedragscode de transparantie rondom de gedragsregels. Het pensioenfonds volgt de modelgedragscode van de Pensioenfederatie. De gedragscode van het pensioenfonds is in juni 2024 geactualiseerd. De belangrijkste wijzigingen waren dat de omschrijving van belangenconflicten is toegevoegd, het bedrag van relatiegeschenken is verhoogd van € 50 naar € 75 en de criteria voor uitnodigingen zijn verduidelijkt. 

Elk bestuurslid, lid van de raad van toezicht, lid van het verantwoordingsorgaan, stagiair, sleutelfunctiehouder en bestuursondersteuner verklaart als verbonden persoon bij aanvang schriftelijk de gedragscode te zullen naleven. De compliance officer bewaakt de naleving van de gedragscode. Over 2024 hebben de verbonden personen een verklaring van naleving van de gedragscode geleverd waarbij meldingen ten aanzien van nevenfuncties, geschenken, uitnodigingen en privébelangen zijn vastgelegd. De compliance officer heeft de verklaringen beoordeeld en geconstateerd dat er in 2024 geen bijzonderheden met betrekking tot het naleven van de gedragscode hebben plaatsgevonden.

Het pensioenfonds heeft in 2022 de systematische integriteitsrisicoanalyse (SIRA) geactualiseerd aan de hand van een aantal actuele onderwerpen en ontwikkelingen. De beheersing van de integriteitsrisico’s wordt elk kwartaal gemonitord door middel van de kwartaalrapportage en jaarlijks herijkt met het risico-selfassessment (RSA) in oktober.

In 2014 stelden de Pensioenfederatie en de Stichting van de Arbeid de Code Pensioenfondsen (de Code) op. Doel van de Code is de verhoudingen binnen het pensioenfonds transparanter te maken. Pensioenfondsen leven de Code na op basis van het “pas toe of leg uit”-beginsel. Een pensioenfonds past de normen van de Code toe of zet in het jaarverslag gemotiveerd uiteen waarom een norm niet (volledig) is toegepast.

Op 21 november 2023 is de nieuwe Code gepubliceerd in de Staatscourant. Deze Code vervangt de Code uit 2018 en trad in werking op 1 januari 2024. Naar aanleiding van deze vernieuwde Code zijn enige nieuwe normen in 2024 geïmplementeerd. De meest relevante nieuw geïmplementeerde normen bij het pensioenfonds zijn:

• het kennen van de voorkeuren van de belanghebbenden
• het uitwerken en vaststellen van een keuzebegeleidingsbeleid
• het wijzigen van het diversiteits- en inclusiebeleid
• maximering van het aantal zittingstermijnen voor een lid van het bestuur of het verantwoordingsorgaan
• het opstellen van een toezichtsvisie door de raad van toezicht

 Op basis van de Code moet het pensioenfonds in het jaarverslag over drie onderdelen rapporteren.

• De raad van toezicht geeft een oordeel op hoofdlijnen over de toepassing van de Code. Hiervoor wort verwezen naar het verslag van de raad van toezicht
• Het bestuur rapporteert gemotiveerd over alle normen die niet (of niet geheel) nageleefd en dus uitgelegd moeten worden. Dit betreft over 2024 één norm:

TKP rapporteert maandelijks aan het bestuur over de pensioenuitvoering en de financiële situatie van het fonds. Elk kwartaal levert TKP de SLA-rapportage, de risicorapportage, de klachtenrapportage, het in control statement, de auditkalender en een rapportage over de uitvoering van het communicatiebeleid. Jaarlijks levert TKP aanvullende zekerheid met een ISAE 3402 type 2 rapport, ISAE 3000 rapport, assurancerapport privacy control framework en een ISO 27001 rapport. De rapportages worden beoordeeld door het bestuur en op kwartaalbasis samengevat in de monitoringsrapportage pensioenuitvoering van het bestuur.

In 2024 bracht TKP specifiek voor de transitie naar de Wtp elk kwartaal een rapportageset uit met daarin: de voortgangsrapportage Wtp, de kwartaalupdate programma Wtp, de kwartaalupdate Connected, de risicorapportage Wtp en de rapportage opvolging auditbevindingen Wtp. De rapportages worden beoordeeld door het bestuur en op kwartaalbasis samengevat in de monitoringsrapportage pensioenuitvoering van het bestuur. Daarnaast worden de rapportages vertrekt aan de Projectgroep Wtp.

Wanneer een (gewezen) deelnemer, een gepensioneerde deelnemer of een werkgever het niet eens is met de uitvoering van de pensioenregeling of de behandeling door of dienstverlening van de uitvoeringsorganisatie en dit kenbaar maakt, is er sprake van een klacht. Op de website van het pensioenfonds is de klachtenprocedure opgenomen.

TKP rapporteert elk kwartaal over de afspraken die gemaakt zijn over het niveau van de serviceverlening. De klachtenrapportage is één van de rapportageonderdelen van de SLA. De klachten worden door het dagelijks bestuur gemonitord en zo nodig inhoudelijk behandeld.

Er werden in 2024 70 klachten ontvangen van deelnemers en 125 klachten van werkgevers die conform de reguliere klachtenprocedure konden worden afgehandeld. Het bestuur heeft begrip voor de ontvangen klachten, maar had de klachten uiteraard graag voorkomen. 

In vergelijking met vorig jaar lijkt sprake te zijn van een forse stijging van het aantal klachten. Dat heeft te maken met het feit dat vanaf 2024 elke uiting van ongenoegen als klacht wordt bestempeld. Ook al is dit telefonisch en wordt het direct opgelost. 

In juni 2022 bracht de Pensioenfederatie de gedragslijn 'goed omgaan met klachten' uit bestaande uit 33 normen die betrekking hebben op het omgaan met klachten. Op 1 juli 2023 zijn nieuwe wettelijke bepalingen van kracht geworden. De door de Pensioenfederatie gepubliceerde gedragslijn “goed omgaan met klachten" sluit aan op deze nieuwe wettelijke bepalingen. Pensioenfondsen moeten een klachtenregeling en een intern klachtenbeleid hebben vastgelegd. Pensioenfonds Kappers had al een klachtenregeling. Deze regeling is, inclusief een intern klachtenbeleid, in 2023 aangepast aan de nieuwe wettelijke regels. In 2024 is de rol van de Geschilleninstantie Pensioenfondsen en de positie van de Ombudsman Pensioenen in het klachtenbeleid verduidelijkt. Daarnaast is in 2024 een populaire versie van de klachtenregeling opgesteld en op de website gepubliceerd. 

Pensioenfonds Kappers heeft ook in 2024 deelgenomen aan de uitvraag 'Goed omgaan met klachten' van de Pensioenfederatie. Het pensioenfonds haalde een score van 84%. Deze score is gelijk aan de norm die door de Pensioenfederatie is gesteld en waar de leden van de Pensioenfederatie mee akkoord zijn gegaan. Hoewel Pensioenfonds Kappers tevreden is met het resultaat, is het streven wel om de tevredenheid de komende jaren te verbeteren.

Relatief veel klachten hadden betrekking op het aanvragen van een pensioenuitkering en met name onduidelijkheid over de status daarvan. Met TKP onderzoeken wij de mogelijkheden om dit proces te verduidelijken voor onze deelnemers.

Een incident is een gedraging of gebeurtenis die een ernstig gevaar vormt voor de uitvoering van het pensioenbeheer of de bedrijfsuitoefening van het pensioenfonds. Aangezien het pensioenfonds verantwoordelijk is voor het beoordelen, melden en voorkomen incidenten, maar de uitbestedingspartners namens het pensioenfonds zorgen voor de pensioenuitvoering, zijn er afspraken over het melden van incidenten vastgelegd in de uitbestedingsovereenkomsten.

In 2024 zijn 17 incidenten aan het bestuur gemeld: 11 door TKP, 2 door Actor, 3 door CTI en 1 door APS. Het bestuur heeft geconstateerd dat geen van deze incidenten een ernstig gevaar heeft gevormd voor de integere bedrijfsvoering. Vanuit die optiek zijn er geen incidenten aan DNB gemeld.

Een datalek is een inbreuk op de beveiliging waarbij persoonsgegevens zijn blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking. Aangezien het pensioenfonds verantwoordelijk is voor het voorkomen en melden van datalekken, maar TKP, Actor en APS namens het pensioenfonds gegevens bewerkt, zijn de afspraken hierover in verwerkersovereenkomsten met deze uitbestedingsrelaties vastgelegd.

Er is in 2024 één datalek gemeld door Actor. Het datalek betrof een verkeerd verstuurde mail met persoonsgegevens van een derde aan een groep van mensen. Nadat deze omissie was geconstateerd is de mail direct ingetrokken en gemeld bij de compliance officer. Vastgesteld is dat hier sprake was van een menselijke fout. Omdat er direct maatregelen zijn genomen en de betrokkenen als betrouwbaar kunnen worden aangemerkt, was melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens niet nodig.